コラム

マルチタスクは今すぐ止めるべき!衝撃的な理由が2つある!?

こんにちは。僕は今の会社で、中間管理職の立場ですが、結構大きな組織ですので、仕事の仕方はそれなりに工夫してきました。

あと部下も何人もいまして、うまく回していけるタイプとそうでないタイプについて、よく見てきました。

いわゆる仕事のデキるデキないについて、今回は「マルチタスク」という重要なポイントから解説してみます。

結論ぶっちゃけますと、マルチタスクは今すぐ止めた方がいいです!

非常に大きなデメリットが2つあって、この記事でお伝えします。

まずは導入、マルチタスクとは…

マルチタスクとは?なぜマルチタスクに陥ってしまうのか!?

「いや、そもそもマルチタスクってナニ?」って人もいるかと思うので、まずはその意味と、なぜマルチタスクに陥ってしまうのかを解説します。

マルチタスクとは、複数のワークを並行してこなしていくことです。

僕がいる金融機関系の例だと、マーケットレポートを作成しながらチームパートナーと案件の擦り合わせをしたり、上席への報告書を作成しながらクライアントへの電話対応をしている的な。

なんか、これって何でもこなせてデキる系な感じがしますよね。

でも良い子は絶対マネしちゃダメです(笑)理由は後ほど!

ただ、どうしてもそういう状態になってしまう人っていますよね?というかあなたも経験あるはずです。特に若い時ほどよくあったはず。

これは僕の経験則ですが、意図せずマルチタスク状態に陥ってしまう最も大きな要因は、自身の仕事に関係する周りの人たちです。

要はサラリーマンオフィスならば、周りの人間が自分に仕事を要求してきて、自分が年下でそれを断れなかったり、やる気を見せていちいち対応してしまうから、ってことです。

じゃあ、なぜマルチタスクを止めるべきなのか?その理由について、解説します。

マルチタスクがもたらす2つの悪影響とは!?

これからお話する2つの悪影響を理解することにより、明日からあなたが仕事の仕方を見直す後押しになればと思います。

マルチタスクにより生じる時間のムダについて

マルチタスクによる大きな弊害として時間をムダにすることを挙げます。

これは既に実証されていて、カリフォルニア大学グロリア・マーク教授の研究で、今作業しているタスクを一旦止めて、再び同じタスクに戻った場合、元の集中していた時の作業効率まで高めるのに平均で25分掛かることが示されました。

これがどれくらいロスなのか、分かりやすく説明しますね。

例えば、2時間集中して完了するタスクがあった場合、ぶっとおしでやれば、 集中力が高まる25分+集中後2時間=2時間25分で終わります。下図のイメージです。

これが、例えば1時間に1回上司に呼び出され、指示・報告とか仰がれて、タスクを中断を挟んだ場合、どうなるのか。下図のイメージとなりますが…

図の通り、通常2時間25分で終わるタスクが3時間40分も掛かってしまいます。つまり通常作業より1.5倍以上の時間を要することになります。

めちゃくちゃ生産性落ちてますよね。サラリーマンで1日中この状態が続いていたら、例えば、通常8時間で会社を退社できるものが、12時間も会社にいなくてはいけなくなります。

ここでは上司への対応という中断を例に示しましたが、マルチタスクで別のことに頭を一瞬切り替えて、目の前のタスクを中断すると生産性が30~40%落ち、上の例のように時間を大きくムダにします。

日頃あなたの周り、若しくはあなた自身を振り返ってみても、1時間に1回の中断って、よくあったりしませんか?

是非見直しましょう!

次に、マルチタスクは身体にも影響を与えるという、衝撃的な事実を解説します。

マルチタスクが脳に悪影響を及ぼすという衝撃的な事実

マルチタスクは単に生産性の低下を招くだけでは無く、僕たちの脳にも悪影響が生じることが、医学的にもわかってきています。

2つの悪影響を解説します。

悪影響1:記憶力の低下を招く

一つ目の影響として記憶力の低下があります。

マルチタスクを行うことにより、ストレスホルモンであるコルチゾールという分泌物が脳を刺激し、これが人の記憶力の低下を働きかけます。

そもそも脳は働き方として、一つのことしかできないようになっていて、マルチタスクは人間の脳は向いてない体系となっています。

つまり、脳にマルチタスクを強いることは、ただただ大きな疲労を与えることになり、その結果コルチゾールが生成され、それが脳を靄(もや)が掛かったような状態にしてしまうのです。

そうなってしまった脳は、イメージとして霧がかかったような感じになってますから、記憶の定着が非常に悪くなります。

悪影響2:IQ(知能指数)を低下させる

2つ目の影響として、マルチタスクはIQの低下をもたらします。

「IQが低下するって、具体的に何が低下するんですか?」ってことですが、要は論理的思考、問題解決力が低下します。

この2つは仕事していく上で、とても重要な能力ですよね。

これについて、ロンドン大学の研究グループが実施した被験者型の実験において、マルチタスクを行った場合、IQスコアが15ポイント低下するという結果が判明しました。

この低下がどの程度かというと、実はマリファナを吸引した時のIQへの悪影響と同程度ということなんです。

マルチタスクがIQに与える影響が、麻薬と同程度って考えるとその悪影響の大きさが分かると思います。


ここまで、マルチタスクの影響について解説してきました。

「マルチタスクの悪影響はわかったけど、じゃあ、どうしたらいいの!?」ってところを、最後に解説します。

シングルタスクを遂行するために必要な2つのコツ

マルチタスクが良くないと分かったので、単純にシングルタスクをしましょう!ってことです。

自分だけの問題であれば、色々な工夫はすぐできます。例えば列挙すると以下の行動が挙げられます。

・パソコンのデスクトップに色んなファイルを置かない。

・PC作業中のウインドウは3つまで。

・デスクで集中している時は、メールの受信BOXを開かない(メールを起動しない)。

・デスクに作業中の書類以外は置かない。目に見えない所に格納しておく。

・スマホを触らない。集中している時の通知はサイレントにする。

など

…しかし、僕はシングルタスクを阻むものとして、自分以外の外的要因が大きいと考えています。それは何か…

マルチタスクに陥ってしまう最も大きな要因は、周りの人間の関与

特に組織に属している人は、周りに人間が多いほど、仕事中周りからの接触が多いはずです。

上段で、マルチタスクの時間のムダについて例で解説しましたが、その例題を「上司への1時間に1回の対応」としました。

僕が、この上司の事象を取り上げたのは、今の会社でよく見掛ける光景だからです。

あなたもそういった事よくありませんか?

上司の事例だけでは無く、もしあなたが今の職場で仕事がデキる立場であるとしたら、チームの人間もあなたによく、ショートミーティングを持ちかけたりしているはずです。

その度に自分のタスクを中断して、頭を別の案件に切り替える。

つまり、僕はマルチタスクに陥ってしまう最も大きな要因は、周りの人間が関与してくる点にあると思います。

大事なのは、その問題への対処方法です。そこにシングルタスクを遂行するためのコツがあります。

それを2つ解説します。

シングルタスクを実践するコツ①:組織のマルチタスク崇拝を払拭

マルチタスクをしているような人は、周りからすると、一見仕事ができるように見えてしまいます。

それが組織として「あの人は頑張っている」、「なんでもテキパキこなしている」なんて、マルチタスクをしている人を妄信するようになってしまいます。

そうなると、組織内の人間は互いの生産性向上を無視します。これが、組織内で秩序の無い人的接触を生み、各々のシングルタスクを妨害します(むしろマルチタスクを生成してしまう)。

ですので、まず1つ目の方法として、マルチタスクの非効率性を訴えて、組織の考え方を変えてみましょう。会社組織全体を変えるとなると、難しいかもしれませんが、職場やチーム単位など、自分が関与している範囲でやってみたら、ハードルは下がります。

その結果、組織体系として、上司の自分勝手な呼び出しが抑えられたり、同僚間でタスクを整理した上でのミーティング設定など、それぞれの人のシングルタスクが、気持ち良く導入されるようになります。

シングルタスクを実践するコツ②:ヒトへの対応の時間をまとめて確保

「周りを巻き込むなんてできないよ」、「うちの組織にそんなこと言ってもどうせ響かないよ」なんて思ってる人も多いかと思います。

しかし、自分自身の取り組みだけで、大きく変わることもできます。

2つ目の方法として、ヒトへの対応の時間をまとめて確保することです。

組織に属して仕事をしている場合、同じチームやクライアントなどヒトへの対応は、回数でカウントすると一日でかなり多いはずです。

その都度、目の前のタスクを中断していては、生産性は大きく損なわれ、マルチタスク状態に陥ってしまいます。

そこで、自分のタスクスケジュールの中で、ヒトへの対応をする時間をまとめて作りましょう。それ以外は、予定しているタスクに没頭することで、シングルタスクを確保でき、生産性が高まります。

途中で割って入ってくる人に対しては、あとで時間を作る旨を伝えればいいですし、結果として、その人に掛けることができる時間と集中力も増えるので、お互いメリットがあります。

マルチタスクをやめて新たに時間ができることで、人生は変わる

この記事では、マルチタスクの大きなデメリットを2つ取り上げ、シングルタスクにうまく移行することを解説してきました。

僕も脱マルチタスクを励行していますし、自身の部下やチーム全体の生産性向上のためにも、組織全体の意識改革に努めてきました。

僕は、そこで新たに生み出される時間に大きな価値を感じています。

僕の場合、早く仕事を終わらせて、その時間を脱サラ⇒起業のための自己啓発を行ったり、このブログで情報発信をしています。

ですので、僕はこの記事で取り上げた考え方が、人生を変えるための大きな舵取りだと実感しています。

そんな観点も持った上で、あなたも是非、仕事の仕方を見直してはいかがでしょうか?